3 Langkah yang Harus Dilakukan Jika Akta Pendirian Perusahaan Hilang dan Notaris Yang Membuatnya Menghilang

Jika notarisnya menghilang, bagaimana mendapatkan akta legalitas perusahaan yang hilang?

Tak jarang entah karena kurang tertib menyimpan pendokumentasian dokumen legalitas perusahaan atau lupa mengambil dari notaris yang membuat dokumen alhasil akta perusahaan hilang dan tidak berbekas. Lalu ketika dokumen tersebut dibutuhkan untuk tender, transaksi di perbankan atau keperluan lainnya, menjadi persoalan ketika notaris yang membuat akta tersebut tidak diketahui keberadaannya. Bisa saja notaris tersebut pensiun, pindah wilayah atau meninggal. Lalu bagaimana jalan keluarnya?

Sesuai dengan Pasal 16 ayat (1) huruf b dan huruf d UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No. 30 Tahun 2004 Jabatan Notaris (“UUJN”), setiap notaris dalam menjalankan jabatannya wajib untuk membuat akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya dalam Protokol Notaris, selain itu juga mengeluarkan grosse akta, salinan akta atau kutipan akta berdasarkan minuta akta. Bagaimana caranya agar anda bisa mendapatkannya? Simak langkah-langkah di bawah ini:

Pertama, yang perlu diperhatikan yaitu nomor akta, tanggal akta dan nama notaris dalam Akta Pendirian. Dalam hal kalian mempunyai copy akta pendirian perusahaan, baik hard copy atau soft copy, dapat dilihat pada halaman cover akta untuk nomor akta, tanggal akta dan nama notaris yang tertera.

Jika dalam hal copy akta tidak dimiliki, maka yang harus dilakukan adalah melihat di Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI (atau yang sering disebut SK Kemenkumham) maupun di salinan Tambahan Berita Negara. SK Kemenkumham maupun Salinan Tambahan Berita Negara terdapat rincian untuk nomor akta, tanggal akta dan nama notaris yang membuat akta pendirian suatu perusahaan.

Kedua, setelah mengetahui nomor akta, tanggal akta, dan nama notaris yang membuat akta pendirian perusahaan tersebut, anda dapat menanyakan ke Majelis Pengawas Daerah (MPD) Notaris sesuai dengan wilayah kerja si Notaris yang bersangkutan. Selanjutnya Anda akan diberitahukan mengenai notaris yang pensiun, pindah wilayah atau meninggal tersebut dan akan diberitahukan pula terkait dengan siapa notaris pemegang protokol atau notaris pengganti yang mengambil alih semua dokumen atau arsip dari notaris yang bersangkutan (Pasal 57 UUJN). Kemudian MPD akan meminta anda untuk melampirkan surat kehilangan dari Kepolisian dan copy dokumen legalitas perusahaan yang berlaku.

Ketiga, setelah mengetahui siapa nama notaris pemegang protokol atau notaris pengganti dari notaris pembuat akta pendirian perusahaan, maka anda dapat mengajukan permohonan secara tertulis kepada notaris yang bersangkutan untuk menerbitkan salinan kedua atas akta pendirian perusahaan dimaksud.

Jadi, jangan khawatir. UUJN sudah memberikan solusi terhadap persoalan kehilangan akta perusahaan anda.

Author : Indah Dwi Miftahuljannah
Editor : Hasyry Agustin

Jika Anda membutuhkan konsultasi hukum, Anda dapat mengirimkan pertanyaan melalui email [email protected] atau 0813-1515-8719