Mudah! Ini Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis Untuk Pelanggan Tanpa Aplikasi Tambahan

“Dengan cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis, bisnis dapat merespons pelanggan dengan cepat tanpa aplikasi tambahan.”

Dalam era digital seperti sekarang, bisnis perlu memberikan layanan yang cepat dan responsif kepada pelanggan. Salah satu cara efektif untuk meningkatkan komunikasi bisnis adalah dengan menggunakan fitur pesan otomatis di WhatsApp Business. 

Fitur ini dapat digunakan tanpa aplikasi tambahan dan memiliki landasan hukum dalam penggunaannya, terutama terkait dengan Perlindungan Data Pribadi. Pastikan penggunaannya sesuai dengan regulasi perlindungan data dan hak konsumen agar tetap legal dan profesional.

Selain itu, penggunaan aplikasi ini juga harus memperhatikan aspek hukum sebagai bentuk perlindungan konsumen. Memberikan informasi yang benar dan transparan kepada pelanggan merupakan kewajiban yang harus dipatuhi oleh setiap pelaku usaha.

Baca juga: Divisi Perusahaan Apa Saja yang Wajib Melindungi Data Pribadi?

Dasar Hukum Penggunaan WhatsApp Business dalam Bisnis

Sebagai aplikasi komunikasi, WhatsApp Business digunakan oleh banyak pelaku usaha untuk memberikan layanan kepada pelanggan. Namun, penggunaan fitur ini tetap harus memperhatikan regulasi yang berlaku di Indonesia, seperti:

1. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP)

• Data pelanggan yang disimpan dan digunakan dalam pesan otomatis harus dijaga kerahasiaannya.
• Bisnis wajib mendapatkan persetujuan pelanggan sebelum mengirimkan pesan otomatis yang bersifat promosi.

2. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 20 Tahun 2016 tentang Perlindungan Data Pribadi dalam Sistem Elektronik (Permenkominfo 20/2016)

Data yang digunakan dalam WhatsApp Business tidak boleh disalahgunakan atau dibagikan tanpa izin pelanggan.

Mengenal informed consent dalam pengumpulan data pribadi, simak ulasannya dalam artikel Apa Itu Informed Consent? Hal Penting dalam Pengumpulan Data Pribadi

Dalam komunikasi melalui WhatsApp Bisnis, pelaku usaha harus menghindari penyebaran hoaks atau informasi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini untuk menjaga kredibilitas bisnis dan menghindari potensi tuntutan hukum akibat penyebaran informasi yang tidak benar.

Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis

WhatsApp Business memiliki tiga fitur utama yang memungkinkan Anda mengatur pesan otomatis tanpa aplikasi tambahan:

1. Pesan Salam (Greeting Message)

Fitur ini memungkinkan Anda mengirim pesan otomatis kepada pelanggan yang pertama kali menghubungi atau setelah 14 hari tanpa interaksi.

Langkah-langkahnya:

1. Buka aplikasi WhatsApp Business.
2. Klik tiga titik di pojok kanan atas → Setelan → Fitur Bisnis → Pesan Salam.
3. Aktifkan Kirim pesan salam.
4. Ketik pesan yang ingin dikirim, misalnya:
   “Halo! Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis Anda]. Kami siap membantu Anda. Silakan tanyakan apa yang Anda butuhkan!”
5. Pilih penerima pesan (semua pelanggan atau hanya kontak tertentu).
6. Klik Simpan.

2. Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)

Fitur ini berguna untuk memberitahu pelanggan bahwa bisnis Anda sedang tidak aktif di luar jam operasional.

Cara mengaturnya:

1. Buka WhatsApp Business → Setelan → Fitur Bisnis → Pesan di luar jam kerja.
2. Aktifkan Kirim pesan di luar jam kerja.
3. Tulis pesan, contoh:
   “Saat ini kami sedang offline. Kami akan membalas pesan Anda pada jam kerja: Senin – Jumat, 09.00 – 18.00 WIB. Terima kasih atas pengertiannya!”
4. Pilih waktu pengiriman pesan:

• Selalu kirim (pesan otomatis dikirim kapan saja).
• Jadwal khusus (misalnya hanya saat akhir pekan).
• Di luar jam kerja (sesuai jam operasional yang diatur).

5. Pilih penerima pesan.
6. Klik Simpan.

3. Balas Cepat (Quick Replies)

Fitur ini sangat berguna untuk menjawab pertanyaan umum dengan cepat tanpa harus mengetik ulang.

Cara membuat balasan cepat:

1. Buka WhatsApp Business → Setelan → Fitur Bisnis → Balas Cepat.
2. Klik tombol Tambah (+).
3. Ketik pesan yang sering digunakan, misalnya:
   “Berikut adalah daftar harga produk kami…”
4. Tentukan pintasan (shortcut), misalnya /harga.
5. Klik Simpan.

Untuk menggunakannya, cukup ketik “/harga” dalam chat, dan WhatsApp akan menampilkan pesan otomatis yang telah dibuat. Promo merupakan salah satu aspek penting dalam meningkatkan bisnis simak beberapa ide promosi dalam artikel 6 Ide Nama Promo yang Unik dan Menarik Agar Mudah Diingat untuk Tingkatkan Penjualan

Baca juga: 10 Contoh Strategi Branding Perusahaan Produk UMKM yang Kuat dan Efektif Agar Mudah Dikenal Oleh Publik

Tips Memanfaatkan Pesan Otomatis Secara Legal dan Efektif

1. Pastikan pelanggan mengetahui bahwa mereka menerima pesan otomatis dan berikan opsi untuk berhenti menerima pesan jika diperlukan.
2. Hindari penggunaan data pelanggan tanpa izin sesuai dengan UU PDP.
3. Gunakan pesan yang jelas, informatif, dan tidak menyesatkan, agar tidak melanggar ketentuan dalam Undang-undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen (UU 8/1999).
4. Perbarui pesan otomatis secara berkala agar tetap relevan dengan layanan bisnis Anda.

Dengan memanfaatkan fitur pesan otomatis di WhatsApp Business, bisnis dapat meningkatkan layanan pelanggan secara efisien tanpa perlu aplikasi tambahan. Namun, penggunaannya harus tetap memperhatikan aspek hukum, terutama terkait dengan perlindungan data pribadi dan hak konsumen.

Jika Anda ingin memastikan bisnis Anda mematuhi peraturan terkait komunikasi digital dan perlindungan data, kunjungi Smartlegal.id untuk mendapatkan informasi hukum bisnis terbaru!

Author: Aulina Nadhira

Editor: Genies Wisnu Pradana

https://qontak.com/blog/whatsapp-otomatis/ 
https://www.tempo.co/ekonomi/cara-membuat-pesan-otomatis-di-whatsapp-bisnis-untuk-chat-pelanggan-195082