Divisi Perusahaan Apa Saja yang Wajib Melindungi Data Pribadi?

“Penting bagi setiap aspek perusahaan untuk memahami mengapa melindungi data pribadi harus menjadi prioritas.”

Di era digital saat ini, perlindungan data pribadi menjadi hal yang sangat penting, baik untuk perusahaan maupun individu. Setiap perusahaan, khususnya perusahaan swasta, wajib memastikan bahwa data pribadi yang mereka kelola tetap aman dan terlindungi. 

Pelindungan data pribadi diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU 27/2022).

Data pribadi mencakup berbagai informasi seperti nama, alamat, nomor telepon, identitas nasional, alamat email, hingga data keuangan. Dengan pesatnya kemajuan teknologi, data pribadi menjadi rentan untuk disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Beberapa divisi karyawan memiliki peran penting dalam menjaga dan melindungi data pribadi ini. Lalu, siapa saja divisi yang terlibat dan apa saja kewajiban mereka? Mari kita ulas lebih lanjut dalam pembahasan berikut ini.

Baca juga: Apa Itu Informed Consent? Hal Penting dalam Pengumpulan Data Pribadi

Kewajiban Perusahaan

Kewajiban perusahaan dalam melindungi data pribadi bukan hanya terkait dengan kepatuhan terhadap regulasi, tetapi juga mencerminkan tanggung jawab moral dan etika. Perusahaan yang serius melindungi data pribadi menunjukkan kepedulian terhadap pelanggan dan karyawan, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepercayaan publik. 

Mengabaikan perlindungan data pribadi tidak hanya menempatkan data konsumen dan karyawan pada risiko, tetapi juga dapat mengancam reputasi perusahaan serta menghadirkan sanksi hukum yang berat. 

Setiap perusahaan memiliki kewajiban untuk melindungi data pribadi pelanggan, karyawan, maupun pihak lainnya yang berada di bawah pengelolaan mereka.

Dikarenakan luasnya tahapan pemrosesan data pribadi maka dalam praktiknya di lapangan tiap-tiap divisi perusahaan wajib bekerja sama dalam melakukan pemrosesan data pribadi. Kewajiban ini mencakup:

1. Pengumpulan Data dengan Persetujuan, perusahaan harus memastikan bahwa data pribadi dikumpulkan dengan persetujuan jelas dari pemilik data.
2. Keamanan Data, perusahaan wajib menyediakan langkah-langkah keamanan yang memadai untuk melindungi data pribadi dari penyalahgunaan, pencurian, atau kebocoran.
3. Transparansi, perusahaan harus memberitahukan kepada pihak yang datanya dikumpulkan mengenai tujuan penggunaan data tersebut.
4. Penghapusan Data, jika data tidak lagi diperlukan atau setelah permintaan dari pemilik data, perusahaan wajib menghapus data pribadi tersebut.

Baca juga: Pentingnya Izin Pemilik Data Pribadi Dalam Kegiatan Bisnis

Divisi Karyawan yang wajib menjaga dan melindungi Data Pribadi

1. Divisi IT (Teknologi Informasi)

Divisi IT bertanggung jawab untuk menyediakan infrastruktur keamanan data yang meliputi firewall, enkripsi, dan perangkat lunak proteksi lainnya yang mencegah kebocoran atau peretasan data pribadi.

2. Divisi Legal/Compliance

Divisi ini memiliki peran penting dalam memastikan bahwa seluruh kegiatan pengelolaan data pribadi di perusahaan sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku, termasuk UU 27/2022. Mereka juga bertanggung jawab dalam menyusun kebijakan dan prosedur terkait perlindungan data pribadi.

3. Divisi Human Resources (HR)  

HR berperan dalam mengelola data pribadi karyawan, termasuk riwayat pekerjaan, gaji, dan informasi pribadi lainnya. HR harus memastikan bahwa data ini hanya digunakan untuk keperluan yang sah dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4. Divisi Sales dan Marketing

Divisi pemasaran yang mengumpulkan data pribadi konsumen untuk keperluan promosi harus menjaga data tersebut dengan sangat hati-hati. Mereka harus memastikan bahwa data yang digunakan tidak disalahgunakan dan hanya digunakan sesuai dengan izin yang diberikan oleh konsumen.

5. Divisi Keuangan dan Pajak

Divisi keuangan menangani data pribadi terkait transaksi finansial, informasi pembayaran, dan lainnya. Keamanan data di divisi ini sangat krusial untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan informasi finansial pelanggan.

Pada divisi yang mengurus pajak, tentu sering bersinggungan dengan keuangan pajak, hal ini tentu tercantum identitas para klien ataupun vendor. 

Sebagai kesimpulan, menjaga dan melindungi data pribadi bukan hanya kewajiban hukum, tetapi juga tanggung jawab moral setiap perusahaan. Dengan kolaborasi antara berbagai divisi, perusahaan dapat memastikan bahwa data pribadi tetap aman, terjaga, dan digunakan sesuai dengan tujuan yang sah. 

Khawatir mengenai pelindungan data pribadi perusahaan? Jangan Khawatir hubungi kami Smartlegal.id telah berpengalaman dalam menangani berbagai urusan hukum khususnya perizinan usaha. Silakan hubungi kami dengan cara klik tombol di bawah ini. 

Author: Akmal Ghudzamir

Editor: Genies Wisnu Pradana