Awas Salah! Ini Perbedaan Legalisasi, Legalisir, dan Waarmerking Notaris pada Sebuah Dokumen atau Transaksi

“Legalisasi notaris merupakan salah satu layanan yang disediakan oleh notaris untuk memastikan keabsahan suatu dokumen, hal tersebut berbeda dengan legalisir dan waarmerking.”

Dalam dunia hukum dan administrasi, seringkali kita mendengar istilah seperti legalisasi, legalisir, dan waarmerking, namun tidak semua orang memahami perbedaan dan penggunaannya dengan tepat. 

Meskipun ketiganya berkaitan dengan proses pengesahan dokumen, masing-masing memiliki prosedur dan tujuan yang berbeda. 

Agar tidak salah langkah, penting untuk memahami apa itu legalisasi, legalisir, dan waarmerking notaris, serta kapan dan bagaimana seharusnya masing-masing diterapkan dalam transaksi atau dokumen resmi Anda. 

Dikutip dari Republika (19/11/2024) perlu ada pemahaman dan penyuluhan hukum yang lebih baik mengenai tugas dan tanggung jawab notaris. Selain itu juga memahami posisi notaris dalam memberikan pelayanan, agar tidak terjadi kesalahan dalam proses hukum yang melibatkan profesi ini.

Dalam pembahasan kali ini kita akan menjelaskan secara rinci perbedaan antara ketiganya dan memberikan panduan yang jelas mengenai penggunaannya. Mari kita simak pembahasan berikut.

Perbedaan Legalisasi Notaris, Legalisir, dan Waarmerking Notaris

Notaris adalah pejabat umum yang memiliki peran penting dalam sistem hukum Indonesia. Sebagai pihak yang diangkat oleh negara, notaris berfungsi untuk memberikan pengesahan hukum terhadap berbagai dokumen yang berkaitan dengan transaksi atau perjanjian.

Kewenangan profesi notaris diatur secara jelas dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris (UU 2/2014).

Notaris berwenang untuk memberikan legalisir dan waarmerking, lalu apa bedanya legalisasi, Legalisir dan waarmerking? Berikut penjelasannya.

Legalisasi Notaris

Legalisasi adalah proses pengesahan dokumen yang dilakukan oleh instansi pemerintah, baik itu di dalam negeri maupun oleh kedutaan negara tertentu. 

Dalam legalisasi, dokumen yang sudah diproses oleh pejabat atau instansi yang berwenang (misalnya notaris atau pengadilan) akan disahkan lagi oleh Kementerian Hukum dan HAM atau Kementerian Luar Negeri.

Pengesahan tersebut tergantung pada jenis dokumen dan tujuan penggunaannya.

Legalisir

Legalisir merujuk pada proses pengesahan yang dilakukan oleh notaris atau pejabat berwenang lainnya di dalam negeri. 

Berbeda dengan legalisasi yang lebih berfokus pada pengesahan untuk tujuan internasional, legalisir umumnya dilakukan untuk tujuan administratif dalam negeri. 

Proses ini untuk memastikan bahwa tanda tangan, cap, atau isi dokumen yang bersangkutan sah dan dapat dipertanggungjawabkan.

Waarmerking

Waarmerking adalah istilah yang digunakan dalam konteks pengesahan yang dilakukan oleh notaris untuk memastikan keaslian sebuah dokumen. 

Proses waarmerking biasanya dilakukan untuk dokumen yang berhubungan dengan transaksi hukum atau perjanjian, seperti akta notaris atau surat pernyataan. 

Dengan waarmerking, notaris mengesahkan bahwa dokumen tersebut asli dan sesuai dengan data yang tercantum.

Namun, berbeda dengan legalisir, waarmerking bukan hanya pengesahan tanda tangan atau dokumen salinan, melainkan pengesahan terhadap substansi dokumen itu sendiri. 

Kapan Harus Menggunakan Legalisasi, Legalisir, dan Waarmerking?

Legalisasi Notaris

Legalisasi diperlukan ketika Anda memiliki dokumen yang akan digunakan di luar negeri, seperti ijazah, akta kelahiran, atau surat kuasa. Proses ini menjamin dokumen Anda diterima di negara lain.

Sebagai contoh, jika Anda memiliki akta kelahiran atau ijazah yang akan digunakan untuk keperluan di luar negeri, Anda perlu melakukan legalisasi pada dokumen tersebut agar diakui secara internasional. 

Legalisasi ini memastikan bahwa dokumen tersebut sah dan dapat diterima oleh pihak berwenang di negara tujuan.

Legalisir

Legalisir biasanya diperlukan ketika Anda membutuhkan salinan dokumen yang telah disahkan oleh pejabat berwenang (misalnya notaris) untuk kepentingan administrasi dalam negeri, seperti mengurus izin usaha atau pendaftaran tanah.

Contoh umum legalisir adalah ketika Anda membutuhkan salinan akta yang telah ditandatangani oleh notaris. 

Dalam hal ini, notaris akan memverifikasi keaslian dokumen dan memberikan cap atau tanda tangan pada dokumen salinan untuk menandakan bahwa dokumen tersebut sah dan sesuai dengan dokumen aslinya.

Waarmerking

Waarmerking diperlukan untuk memastikan keaslian dan sahnya suatu dokumen dalam konteks transaksi hukum, misalnya akta pendirian perusahaan atau perjanjian antara dua pihak yang membutuhkan pengesahan dari notaris.

Contohnya, pada akta pendirian perusahaan atau perjanjian jual beli, waarmerking dari notaris memastikan bahwa dokumen tersebut sah dan sesuai dengan hukum yang berlaku.

Perbedaan Kekuatan Hukum Antara Legalisasi Notaris, Legalisir, dan Waarmerking

Legalisasi memberikan kekuatan hukum yang diakui secara internasional, khususnya untuk dokumen yang akan digunakan di luar negeri. 

Dengan melakukan legalisasi, dokumen yang bersangkutan akan dianggap sah dan dapat diterima oleh negara tujuan karena telah disahkan oleh otoritas yang berwenang, seperti Kementerian Luar Negeri, kedutaan, atau konsulat. 

Kekuatan hukumnya berlaku secara internasional, memastikan bahwa dokumen tersebut diakui oleh negara asing yang membutuhkan bukti keabsahan tersebut.

Sedangkan legalisir, yang biasanya dilakukan oleh notaris atau pejabat berwenang di dalam negeri, memberikan kekuatan hukum yang sah di tingkat nasional. 

Proses ini memastikan bahwa dokumen yang telah disahkan baik itu salinan dokumen atau tanda tangan diakui oleh instansi pemerintah atau lembaga yang memerlukan dokumen tersebut dalam lingkup negara tempat dokumen tersebut disahkan.

Terakhir waarmerking adalah pengesahan yang dilakukan oleh notaris terhadap keaslian dan kebenaran substansi dokumen, sehingga memberikan kekuatan hukum untuk transaksi atau perjanjian yang memerlukan bukti sah. 

Dengan waarmerking, dokumen seperti akta pendirian perusahaan, perjanjian jual beli, atau surat kuasa akan diakui oleh hukum sebagai dokumen yang sah dan memiliki kekuatan eksekutorial di hadapan pengadilan atau pihak terkait.

Kekuatan hukum dari waarmerking lebih spesifik kepada transaksi atau perjanjian hukum yang memerlukan pengesahan untuk diakui di dalam negeri. 

Kewenangan profesi notaris mencakup berbagai fungsi yang sangat penting dalam sistem hukum dan administrasi Indonesia. Lantas apakah semua dokumen perjanjian harus dibuat di hadapan notaris? Baca disini untuk mengetahui jawabannya.

Notaris tidak hanya berperan dalam membuat akta otentik dan mengesahkan dokumen, tetapi juga bertanggung jawab atas penyimpanan arsip, memberikan nasihat hukum, dan memastikan keaslian dokumen yang akan diproses lebih lanjut.

Ketiga proses ini memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda, namun semuanya berperan penting dalam memberikan kepastian hukum dalam berbagai keperluan. Jadi, pastikan Anda memilih layanan yang tepat sesuai dengan kebutuhan.

Dengan memahami perbedaan antara legalisasi, legalisir, dan waarmerking, Anda dapat memastikan bahwa dokumen yang Anda miliki mendapatkan pengesahan yang tepat sesuai dengan kebutuhan hukum atau administrasi. 

Khawatir dengan legalitas perjanjian atau berencana membuat dokumen hukum? Jangan Khawatir hubungi kami Smartlegal.id telah berpengalaman dalam menangani berbagai urusan hukum.Silakan hubungi kami dengan cara klik tombol di bawah ini. 

Author: Akmal Ghudzamir

Editor: Genies Wisnu Pradana