Mengenal Apostille sebagai Tanda Keaslian Dokumen, Cara Mengurus, Syarat, dan Biayanya

“Pernah dengar istilah Apostille? Tanda keaslian dokumen Ini wajib kamu urus sebelum ke luar negeri!”

Banyak warga negara Indonesia yang melanjutkan pendidikan, pekerjaan, atau bertempat tinggal di luar negeri. Dalam proses perpindahan tersebut, diperlukan legalisasi dokumen seperti ijazah, akta kelahiran, dan dokumen penting lainnya.

Agar dokumen-dokumen itu bisa diakui secara hukum di negara tujuan, sebelumnya harus melalui proses legalisasi. Sebelum tahun 2022, proses legalisasi memerlukan waktu yang panjang dan biaya yang mahal.

Namun, Indonesia telah mengikuti Konvensi Apostille pada 4 Juni 2022.  Indonesia resmi menerapkan hal tersebut, setelah bergabung dengan Konvensi Apostille.

Pengesahan Indonesia terhadap konvensi ini tertuang dalam Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing) (Perpres 2/2021).

Dengan Apostille, dokumen dari Indonesia cukup diberi satu sertifikat apostille agar bisa langsung digunakan di lebih dari 120 negara anggota konvensi ini. Artinya, WNI tidak perlu lagi mengurus legalisasi tambahan di kedutaan besar negara tujuan.

Ketahui juga perbedaan legalisir, legalisasi, dan waarmerking dalam artikel Awas Salah! Ini Perbedaan Legalisasi, Legalisir, dan Waarmerking Notaris pada Sebuah Dokumen atau Transaksi

Apa itu Apostille?

“Legalisasi Apostille adalah tindakan untuk   mengesahkan tanda tangan Pejabat, pengesahan cap, dan/atau segel  resmi  dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi.” 

Pengertian tersebut sesuai dengan Pasal 1 angka 1 Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 6 Tahun 2022  tentang Layanan Legalisasi Apostille pada Dokumen Publik (Permen Kemenkumham 6/2022).

Sederhananya, yaitu sertifikat yang dikeluarkan oleh lembaga resmi di suatu negara untuk membuktikan keaslian tanda tangan, stempel, atau cap pada suatu dokumen publik. Apostille memastikan bahwa dokumen tersebut sah dan dapat digunakan secara hukum di negara lain yang juga tergabung dalam Konvensi.

Sertifikat apostille ini hanya berlaku di antara negara-negara yang tergabung dalam Konvensi Den Haag 1961, yaitu perjanjian internasional yang menyederhanakan proses legalisasi dokumen antarnegara.

Beberapa negara yang mengakuinya antara lain Amerika Serikat, Inggris, Australia, Jepang, Belanda, Jerman, Perancis, dan negara-negara Uni Eropa lainnya. 

Baca juga: Cara Daftarin Merek Lokal Ke Luar Negeri 

Siapa yang Berwenang Mengeluarkan Apostille di Indonesia dan Bagaimana Cara Mengurusnya?

Di Indonesia, pengesahan dan penerbitannya dilakukan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU). 

Sertifikat akan dikeluarkan dalam bentuk digital atau e-apostille. Bisa berbentuk cetak (fisik) jika dibutuhkan dan disesuaikan dengan kebutuhan pemohon.

Untuk mendapatkan Apostille pada dokumen Anda, prosesnya kini bisa dilakukan secara online melalui portal resmi Kementerian Hukum dan HAM. Berikut langkah-langkahnya:

1. Akses Portal AHU Online:

Langkah pertama adalah dengan mengunjungi situs resmi layanan Kemenkumham di https://apostille.ahu.go.id. 

Situs ini merupakan portal resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) tempat seluruh proses pengajuan dilakukan secara daring.

2. Registrasi dan Unggah Dokumen: 

• Membuat akun terlebih dahulu (jika belum memiliki)
• Login ke akun yang sudah ada
• Lengkapi formulir permohonan dengan mengisi data pribadi dan informasi dokumen.
• Unggah dokumen yang ingin diberikan apostille dalam format yang diminta (dalam bentuk PDF atau gambar berkualitas tinggi).
• Pastikan dokumen yang Anda unggah adalah versi asli atau salinan resmi, bukan fotokopi biasa.

3. Verifikasi dan Pembayaran

Setelah dokumen berhasil diunggah, maka tahap selanjutnya adalah:

• Dokumen akan diverifikasi oleh petugas dari Kemenkumham.
• Jika dokumen memenuhi syarat, Anda akan menerima notifikasi tagihan pembayaran. 
• Lakukan pembayaran secara online melalui sistem yang telah disediakan 

4. Proses dan Penerbitan

Setelah pembayaran dikonfirmasi:

• Sertifikat Apostille akan diterbitkan oleh Ditjen AHU.
• Sertifikat ini tersedia dalam dua bentuk:
• E-Apostille (digital): akan dikirimkan ke email atau dapat diunduh dari akun Anda di portal.
• Apostille fisik (cetak): tersedia jika Anda memilih opsi salinan fisik saat pendaftaran. Sertifikat akan dikirimkan ke alamat Anda melalui layanan pos atau ekspedisi resmi.

Baca juga: Prosedur dan Proses Legalisasi Dokumen PT Untuk Dibawa ke Luar Negeri

Syarat Mengurus Apostille

Sebelum mengajukan apostille, pastikan dokumen dan data Anda sudah memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. Jenis Dokumen yang Diajukan

Dokumen yang diajukan apostille harus termasuk dalam kategori dokumen publik. Dokumen publik adalah dokumen yang diterbitkan oleh lembaga resmi atau pejabat berwenang.

Contohnya seperti akta kelahiran, akta nikah, ijazah, Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), surat kuasa, surat keputusan (SK), dan dokumen resmi lainnya.

2. Sudah Dilegalisasi oleh Instansi Terkait

Beberapa jenis dokumen perlu mendapatkan legalisasi terlebih dahulu dari lembaga yang berwenang di Indonesia sebelum bisa diberi Apostille.

Misalnya, ijazah atau dokumen akademik yang terlebih dahulu perlu dilegalisasi oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbud Ristek). 

Dokumen hukum atau kepegawaian mungkin perlu dilegalisasi oleh lembaga pemerintah atau notaris tergantung jenis dokumennya.

3. Bentuk Dokumen Asli atau Salinan Resmi

Dokumen yang diajukan harus asli atau merupakan salinan resmi dari instansi penerbit (bukan fotokopi biasa). Jadi, dokumen fotokopi biasa tidak diterima dan tidak dapat diajukan untuk Apostille.

4. Pemohon memiliki identitas resmi

Pengajuan Apostille hanya dapat dilakukan oleh individu yang memiliki identitas diri yang sah dan masih berlaku. Identitas ini digunakan untuk keperluan verifikasi dalam sistem AHU Online. Identitas yang diperlukan seperti:

• KTP untuk Warga Negara Indonesia (WNI)
• Paspor untuk Warga Negara Asing (WNA) atau WNI yang sedang berada di luar negeri

Lalu perlukah memakai materai? dan dokumen apa saja yang dikenakan bea materai? Simak ulasannya dalam artikel Wajib Tahu! Ini 10 Jenis Dokumen Yang Dikenakan Bea Meterai Rp.10.000

Berapa Biaya Mengurusnya?

Biaya untuk mengurus penerbitan Apostille di Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) adalah:

• Rp150.000 per dokumen untuk layanan biasa yang berlaku sebagai Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).
• Rp250.000 per dokumen untuk layanan cepat (express), jika tersedia.

Penerapan sistem apostille merupakan langkah besar Indonesia dalam mempermudah warganya yang memiliki keperluan hukum dan administratif di luar negeri. Dengan hanya satu sertifikat, dokumen Anda bisa langsung digunakan di negara-negara lain tanpa perlu legalisasi tambahan di kedutaan.

Jika Anda ingin memastikan dokumen Anda sesuai atau membutuhkan bantuan dalam proses Apostille, Anda dapat berkonsultasi dengan Smartlegal.id. Jangan ragu, segera hubungi Smartlegal.id untuk kemudahan Anda.

Author : Kunthi Mawar Pratiwi

Editor : Genies Wisnu Pradana

https://apostille.ahu.go.id/faq 
https://ntb.kemenkum.go.id/berita-utama/legalisasi-apostille-legalisasi-online-dokumen-dari-indonesia-untuk-publik-luar-negeri
https://news.detik.com/berita/d-7748502/apa-itu-apostille-simak-fungsi-dan-tata-cara-pengajuannya#:~:text=dan%20lain%2Dlain.-,Syarat%20dan%20Tata%20Cara,pemberi%20kuasa%20dan%20penerima%20kuasa.&text=Jika%20sudah%20berhasil%2C%20maka%20dokumen%20dapat%20dicetak