Ini Dia! Keuntungan Purchase Order untuk Lengkapi Transaksi Bisnismu

“Walaupun tampak tidak penting, Purchase order ini memiliki keuntungan sebagai dokumen hukum yang mampu mencegah terjadinya pelanggaran hukum.”

Sebenarnya purchase order adalah salah satu istilah yang sangat erat kaitannya dengan transaksi jual beli. Sebagai seorang pemilik usaha, perlu untuk mengatur sedemikian rupa proses pengadaan atau pembelian barang usaha agar tetap terkelola dengan baik, maka dari itu tidak jarang anda memerlukan purchase order atau biasa kita sebut PO dalam proses pemenuhan inventori usahamu.

Apa sih sebenarnya Purchase order itu?

Mengutip dari buku Manajemen Pengadaaan: Procurement Management karya Willem Siahaya hlm. 27, Purchase Order atau PO adalah bentuk kontrak antara pengguna dengan pemasok barang dalam pelaksanaan pengadaan barang. Secara sederhana definisi PO adalah suatu kegiatan pemesanan suatu barang atau jasa yang dilakukan oleh pembeli dan diajukan ke pihak penjual.

Dalam pengajuannya, biasanya pihak pembeli sudah mencantumkan spesifikasi atau informasi lengkap mengenai barang yang akan dipesan dari pihak penjual disertai rincian keterangan, diantaranya harga yang harus dibayar, metode, dan tanggal pembayaran. Selain itu biasanya PO juga memuat nomor PO, jenis dan kuantitas barang yang dipesan, serta alamat pengiriman.

Fungsi PO ini menjadi sangat penting sehingga pelaku bisnis disarankan untuk tidak mengabaikan dokumen ini. Dengan adanya PO ini, pihak pembeli tidak perlu khawatir mengenai potensi terjadinya perbedaan harga yang besar. Pasalnya, dokumen ini menyimpan catatan penawaran produk pada periode yang sebelumnya.

Purchase Order juga bisa dijadikan sebagai komparasi dengan invoice bila nanti terdapat perbedaan harga antara kedua dokumen tersebut. Dalam praktiknya, para pihak (penjual dan pembeli) juga diminta untuk wajib membubuhkan tanda tangan pada dokumen PO.

Hal ini penting karena pembeli umumnya menerima barang setelah mengirim PO dan sebelum menerima tagihan, maka dokumen ini sangat berperan untuk menciptakan rasa aman kedua belah pihak dari tindakan pelanggaran hukum seperti penipuan.

Bagaimana Ketentuan Hukum PO?

Mengenai kekuatan hukum mengikat purchase order, dalam Yurisprudensi Mahkamah Agung melalui Putusan Mahkamah Agung Nomor 1506 K/Pdt/2002 tertanggal 23 September 2004 menyebutkan kaidah hukum (hal. 105):

Purchase Order yang ditandatangani oleh kedua belah pihak yang mengikatkan diri merupakan kesepakatan sehingga berlaku sebagai Undang-undang yang mengikat kedua belah pihak.

Sejatinya, PO bisa saja dianggap sebagai perjanjian, karena pada umumnya akan ada “perjanjian payung” yang mengatur terms and condition (syarat dan ketentuan) dari setiap PO, dan dapat merujuk pada general terms (ketentuan umum) dalam perjanjian payung.

Jadi jika dokumen PO telah ditandatangani para pihak, maka PO memiliki kekuatan hukum mengikat sebagai suatu perjanjian atau undang-undang bagi para pihak, sesuai ketentuan Pasal 1338 KUHPerdata.

Apabila nantinya ketika setelah penandatanganan dan ternyata terjadi ingkar janji (wanprestasi) seperti adanya ketidaksesuaian antara spesifikasi pesanan yang tertera pada PO dan barang yang datang, sesuai dengan ketentuan Pasal 4 huruf (b) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen (“UU Perlindungan Konsumen”), konsumen berhak mendapatkan barang sesuai dengan nilai tukar dan kondisi serta jaminan yang dijanjikan.

Dalam hal ini, konsumen juga berhak mendapatkan kompensasi, ganti rugi, dan/atau penggantian sesuai Pasal 4 huruf h UU Perlindungan Konsumen. Di sisi lain, pada Pasal 7 huruf (g) UU Perlindungan Konsumen juga mengatur bahwa pihak penjual wajib memberi kompensasi, ganti rugi dan/atau penggantian dalam hal barang yang diterima/dimanfaatkan tidak sesuai dengan perjanjian.

Penggunaan PO untuk transaksi bisnis apa?

Penggunaan dokumen PO ini biasa dilakukan pada transaksi dalam skala besar yang dilakukan oleh pengusaha kelas menengah keatas. Contohnya PT Pelabuhan Indonesia yang bergerak di bidang layanan kepelabuhanan, untuk memasok pengadaan safety vest sebanyak 1 lot yang dibeli dari Pabrik Seger Jaya, dibuatlah Purchase Order sebagai bukti pemesanan barang secara rinci dengan detail yang para pihak telah sepakati.

Namun, untuk usaha kecil atau menengah, masih banyak yang memilih tidak menggunakan PO sebab menilai pembuatan PO memperlambat alur transaksi, tidak jarang pula merasa telah mempunyai hubungan dekat dengan vendor sehingga sudah cukup percaya dan tidak membutuhkan dokumen resmi seperti PO.

Akan tetapi, langkah tersebut cukup berisiko dan tentunya menyulitkan bisnis dalam jangka panjang. Saat sebuah usaha sudah semakin berkembang, permasalahan mungkin muncul akibat kurang detail atau tidak terdokumentasinya pemesanan barang. Yuk amankan usahamu, jangan sampai karena hal sepele usahamu jadi terhambat!

Punya pertanyaan seputar hukum perusahaan, legalitas usaha atau masalah hukum lain dalam bisnis anda? Segera hubungi Smartlegal.id melalui tombol di bawah ini.

Author: Sekar Dewi Rachmawati