Tanda Tangan Elektronik Adalah: Syarat & Cara Penggunaan Biar Sah!

“Tanda Tangan Elektronik adalah memudahkan pengguna dalam membuat dokumen-dokumen penting yang sah di mata hukum. Asalkan, memenuhi beberapa ketentuan berikut.”

Di tengah maraknya kebutuhan dokumen secara digital, peran tanda tangan elektronik menjadi penting dan semakin dibutuhkan.

Banyak pelaku bisnis, baik yang berbentuk badan usaha (perusahaan) hingga perorangan, yang menggunakan tanda tangan elektronik untuk proses keabsahan suatu dokumen perjanjian atau kesepakatan tertentu.

Dilansir dari situs resmi Kementerian Informasi dan Informatika, tanda tangan merupakan tanda tulisan identitas diri seseorang sebagai keabsahan atau sah tidaknya sebuah dokumen.

Pada umumnya, tanda tangan ini dibuat dengan menggunakan pena atau yang biasa disebut dengan tanda tangan basah. Namun, seiring dengan berjalannya waktu, penggunaan tanda tangan elektronik dapat digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi (proses pembuktian) secara digital.

Penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 (UU ITE).

Selain itu, juga aturan turunannya, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik/PP PSTE (PP 71/2019).

Jadi, negara telah memandang tanda tangan elektronik sebagai tanda persetujuan sebuah transaksi dan validasi dokumen yang sah di mata hukum.

Namun, perlu dicatat bahwa tidak semua tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum. Terdapat syarat dan ketentuan berlaku.

Lantas, bagaimana pembahasan lebih lanjut mengenai tanda tangan elektronik?

Pengertian Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi (Pasal 1 angka 12 UU ITE).

Berdasarkan Pasal 60 ayat (1) PP 71/2019, tanda tangan elektronik memiliki fungsi sebagai alat verifikasi dan autentikasi atas:

Identitas penandatangan; dan
Keutuhan dan keautentikan informasi elektronik.

Sementara itu, terdapat dua jenis tanda tangan elektronik meliputi menurut Pasal 60 ayat (2) PP 71/2019 meliputi:

Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi; dan
Tanda Tangan tidak tersertifikasi.

Lantas, apa perbedaan antara tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi?

Tanda tangan elektronik tersertifikasi harus memiliki kualifikasi berikut (Pasal 60 ayat (3) PP 71/2019):

Memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum tanda tangan elektronik;
Menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia; dan
Dibuat dengan menggunakan perangkat pembuat Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi.

Adapun beberapa pihak Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia, antara lain PrivyID, Peruri, SolusiNET, dan sebagainya.

Sedangkan, tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi dibuat tanpa menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia.

Persyaratan Tanda Tangan Elektronik yang Berkekuatan Hukum

Supaya tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum, maka harus memenuhi berbagai persyaratan yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan.

Adapun persyaratan agar tanda tangan elektronik dapat memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah adalah sebagai berikut (Pasal 11 UU ITE):

Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan;
Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan;
Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya; dan
Terdapat cara tertentu untuk menunjukan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait.

Sebagai tambahan, hanya tanda tangan elektronik yang dibuat oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia yang dapat memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum.

Dengan memenuhi berbagai persyaratan tersebut, maka dokumen yang ditandatangani secara elektronik tersebut memiliki kekuatan hukum yang kuat.

Manfaat Tanda Tangan Elektronik untuk Dokumen Perusahaan

Banyak manfaat yang diperoleh ketika suatu perusahaan berkomitmen untuk menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Adapun beberapa manfaat dari penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah:

Menghemat Waktu dan Biaya
Dalam proses pemberian tanda tangan yang dilakukan secara digital, tentunya hal ini tidak memerlukan kehadiran pemilik tanda tangan tersebut secara tatap muka.
Semua dapat dilakukan dengan di mana saja, sehingga transaksi antar perusahaan dapat berjalan lebih efisien.
Mudah Dilacak
Tanda tangan basah berpotensi dipalsukan oleh pihak yang tak bertanggung jawab.
Sedangkan, tanda tangan elektronik dapat direkam dan disimpan oleh pemilik secara digital. Hal ini menjadikannya sulit untuk dipalsukan dan dimanipulasi dalam bentuk apapun.
Keberadaan tanda tangan digital juga dapat membantu meminimalisir risiko dokumen palsu dan memudahkan proses bisnis yang menguntungkan perusahaan karena dapat menghemat waktu dan biaya.
Keabsahan Hukum
Dengan disahkannya beberapa peraturan yang mengatur tanda tangan elektronik, maka dapat membuat proses tanda tangan yang dilakukan secara digital menjadi sah di mata hukum dan juga diakui banyak yurisdiksi hukum di seluruh dunia.
Keamanan dan Kerahasiaan
Tanda tangan digital juga dapat meningkatkan keamanan dan kerahasiaan dokumen hukum perusahaan.
Proses tanda tangan digital biasanya menggunakan teknologi enkripsi yang kuat untuk melindungi integritas dan kerahasiaan dokumen.
Identitas Terjamin
Keuntungan menggunakan tanda tangan elektronik adalah terjaminnya keamanan identitas diri.
Dalam hal ini, kebijakan privasi diberikan untuk memastikan data pribadi pengguna dilindungi kerahasiaannya.
Keamanan informasi identitas diri juga lebih terjamin melalui penggunaan teknologi kriptografi asimetris yang dibuat secara unik untuk setiap individu, salah satunya dengan tanda tangan elektronik ini.